Домой » Личная эффективность » Тайм Менеждмент » 7 шагов для правильного списка дел на день

7 шагов для правильного списка дел на день

Часто люди начинают планировать свой день и …. перестают. Почему?

Давайте разберемся, почему не работают методики личной эффективности и тайм-менеджмента у большинства начинающих. Начнем  с самого элементарного — с построения списка дел на день.

Пока четко не отработан алгоритм построения одного дня, сложно планировать неделю, месяц, год, жизнь.

Как я живу день, так я живу жизнь

Если вы только недавно осознали необходимость создавать список дел на день, берите для начала самой простой инструмент — бумагу и ручку. Для более опытных в управлении делами — используйте ваше любимое электронное приложение. В любом случае, выбирайте тот инструмент, который больше всего отвечает вашим привычкам и ритму жизни.

Итак,  всего семь простых шагов, которые вам помогут создать работающий список дел на день и мимоходом ответят на вопрос: почему раньше у вас это сделать не получалось?


1.СБОР ВХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Вспомните, где у вас хранятся подсказки о ваших делах, которые нужно сделать?
Возможно ваши ответы будут такими:

  • блокнот или ежедневник;
  • стикеры на мониторе;
  • прочие листочки на столе или сумке и т.д

Список всех невыполненных дел, обязательств, полезной информации и прочего будем называть «входящим». А место, в котором они хранятся, так и назовем — «Входящие» или «Inbox». Другими словами «Входящие» — это список всего, что ждет от нас решения и включает в себя как личные дела , так и рабочие.

Задача первого шага  выработать привычку немедленно фиксировать письменно входящую информацию и складывать ее в свой inbox.  А все ваше многообразие inbox (блокнотики, стикеры, записочки, листочки) свести к минимуму.

Теперь  выпишите на лист в привычной вам формулировке список всех дел, которые можете припомнить на данный момент. Великолепно, отныне этот лист и будет вашим  INBOXом. По мере возникновения новых дел, идей, мыслей и т.д., выгружайте их  в этот список.

Скорее всего это будет мало похоже на список задач, но это первый шаг на пути  к управлению своим днем.

Дедлайн-трюки, или как изменить время

2. ПРАВИЛЬНАЯ ФОРМУЛИРОВКА ЗАДАЧ

Ответьте на вопрос: какую задачу вы выполните первой- срочную или важную?
А теперь проверьте свой ответ:  вы выполните первой понятную задачу.
Поэтому так важно правильно сформулировать задачу.

Правильно сформулированная задача должна отвечать следующим критериям:

  1. формулировка задачи должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и начинаться с глагола
    Например, позвонить, написать и т.д
  2. в формулировке задачи должен содержаться результат ее выполнения. Например, не ставим задачу — «зайти в турагенство», ставим задачу — «выбрать тур для отпуска».
  3. лаконичная форма задачи, т.е объем знаков в формулировке должен быть не более 50-80 знаков.
  4. выполнение задачи должно занимать не более 30 минут ( в отдельных случаях допускается до 1 часа)
  5. формулировка задачи должна совпадать с действием по ее выполнению. Например, если для задачи «позвонить Маше» требуется взять телефон, набрать номер Маши и ждать ответа, то задача сформулирована верно. Если для выполнения задачи «позвонить Маше» требуется сначала «спросит ее номер телефона у Сережи», то в список задач нужно писать последнее.

А теперь попробуйте! Возьмите первое дело из ваших  «Входящих» и перепишите его так, чтобы  формулировка соответствовала 5 критериям, обозначенных выше.

3.ЕДИНЫЙ СПИСОК ДЕЛ

На этом шаге поочередно переписываем все дела из списка «Входящие» в соответствии 5 критериям правильной формулировки задачи. В результате получаем список задач на день.

Такая обработка входящих и формулировка задач по 5 критериям занимает не более 15-20 минут. Это нужно делать ежедневно — у всех Inbox постоянно наполняется.  Хорошая новость —  со временем вам уже не придется переписывать задачи, т.к. вы привыкните формулировать их верно и сразу будете писать, следуя 5 критериям.

Список дел на день должен быть единым. без деления на личные и рабочие. Жизь-то одна, вот и пишем все в одном списке.

Список должен быть единым, единственным и  всегда на виду, тогда вы точно ничего не забудете.


4.НЕ ПРЕВРАЩАЙТЕ ПРОЕКТЫ В ЗАДАЧИ

Проект — это дело, состоящее более, чем  из одной задачи  длительностью до 30 минут.

Например, написать книгу — это проект, так как сделать это за одно действие в максимум 30 минут невозможно.

Такие дела дробим на задачи по 30 минут, не более.

Список дел на день должен содержать только задачи, а не проекты. Внимательно просмотрите свой список дел. Если ваши задачи слишком трудоемки и требуют много времени, скорее всего это — проекты. Делите их на более мелкие задачи, пока выполнение задачи не будет требовать не более 30 минут.

В тайм-менеджменте такое дробление дел называется «резать слона на кусочки».

15 фишек управления временем

5.НЕ ПЛАНИРУЙ СЛИШКОМ МНОГО

Не ставьте в список на день больше 8-10 задач.
Законы психологии гласят, что всем свойственно переоценивать то, что можем сделать за день. Это добавляет негатив в нашу жизнь и приводит к разочарованию в пользе планирования.

Запланированные на день задачи должны занимать не более 60 % рабочего времени. Остальные 40 % заполнят непредвиденные ситуации. Такой подход позволит сделать план дня более гибким и снимет  напряженность.

6.НАЧНИ СНАЧАЛА

Даже если попытка вести список дел не увенчалась успехом, начать сначала можно в любой момент. Не с понедельника или 1-го числа, не завтра утром или вчера вечером, а в буквальном смысле слова — в любой момент.

Как правило, срываясь со своей системы, мы расстраиваемся и думаем, что эта система не работает, что это не для меня.

Важно понимать, что можно начать заново в любой момент. А если проанализировать и учесть свои ошибки, то новая система гораздо больше будет соответствовать вашим персональным потребностям. Какой прогресс!

7.ИСКОРЕНЯЙТЕ ПРОКАСТИНАЦИЮ

Есть задачи, до которых изо дня в день не доходят руки. Однако правильно сформулированная задача не дает повода к прокастинации.

Если ваша задача не выполняется 3 и более дней:

  • попробуйте переформулировать такие задачи,
  • разбейте их на еще более мелкие задачи, даже если их выполнение не требовало более получаса времени

В результате этих 7 шагов перед вами — рабочий, понятный, ясный список из 7-10 задач на день. Теперь вы точно знаете, что нужно сделать именно сегодня! Главное — четко следовать плану!

Используйте эти 7 шагов как инструкцию к действию. Выполняйте предложенный алгоритм ежедневно в течение месяца, и результат вас приятно удивит. Вы научитесь управлять своим днем и наведете порядок в делах и в жизни.

«Один из секретов того, как успеть сделать больше, – составлять список дел на каждый день, иметь его перед глазами и руководствоваться им»
Жан де Лафонтен

А если вы уже профи тайм-менеджмента и у вас есть свои фишки планирования дня, делитесь в комментариях. И не забудьте поделиться статьей с друзьями.

Успехов и высокой продуктивности!

Смотрите Также

Правило 20 минут

Достижение желаемой цели часто видится нам как нечто сложное и даже невозможное. Хотя это не …

6 законов тайм-менеджмента

6 законов тайм-менеджмента

1. Закон Стива Тейлора: Порядок ваших действий сильно влияет на эффективность. Не надо заниматься рутинной …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *